Wprowadzanie faktur do systemu księgowego to jedna z najbardziej czasochłonnych i obarczonych ryzykiem popełnienia błędów czynności. Alternatywą dla ręcznego przepisywania informacji z dokumentów do systemów księgowych jest wykorzystanie usługi OCR. Czym jest OCR i jak usprawnia codzienną pracę księgowego?
Optyczne rozpoznawanie tekstu, czyli OCR
OCR – optyczne rozpoznawanie tekstu (z ang. Optical Character Recognition) – to specjalne oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków ze skanów lub fotografii dokumentów, które działa w oparciu o elementy sztucznej inteligencji. Wykorzystując OCR, można szybko wprowadzić tekst do systemów informatycznych, a następnie go przetwarzać. Ponieważ współczesne systemy OCR są coraz dokładniejsze i tym samym lepiej radzą sobie z odczytywaniem informacji znajdujących się na papierowych dokumentach, to znajdują szerokie zastosowanie w biznesie.
Programem OCR do faktur jest Comarch OCR. Aktualnie usługa jest przeznaczona dla użytkowników korzystających z systemu Comarch ERP Optima, przy czym firma ma w planach dalszy jej rozwój i udostępnienie jej również użytkownikom pozostałych systemów ERP, czyli Comarch ERP Altum i Comarch ERP XT.
Technologia OCR a codzienna praca księgowego
Aby efektywnie konkurować ze sobą na rynku, firmy stawiają na digitalizację. Coraz częściej to właśnie nowoczesne technologie są postrzegane jako klucz do sukcesu w walce o klientów. Automatyzacja procesów oznacza też szereg innych korzyści, w tym przede wszystkim zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Technologia OCR usprawnia obieg dokumentów i pozwala zmniejszyć liczbę błędów. To z kolei sprawia, że chętnie korzystają z niej działy księgowości i biura rachunkowe – wykorzystują one OCR do faktur.
Wspomniana usługa Comarch OCR do faktur jest dedykowana działom księgowości i biurom rachunkowym. Korzystanie z niej usprawnia codzienne prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa. Wprowadzanie faktur do systemu księgowego odbywa się:
- wydajnie – wystarczy tylko zeskanować faktury, a rozpoznaniem danych zawartych w dokumencie zajmie się OCR faktur; dotychczas klienci firmy Comarch przetworzyli w ten sposób łącznie ponad 370 000 dokumentów,
- bezbłędnie – system Comarch OCR do faktur doskonale radzi sobie z rozpoznaniem danych zawartych na dobrej jakości skanach lub zdjęciach (dotychczasowa skuteczność wynosi 85 proc.); zmniejszenie liczby błędów wynika też z weryfikacji poprawności danych przez użytkownika,
- bez konieczności angażowania pracowników merytorycznych – ponieważ usługa Comarch OCR faktur jest intuicyjna w obsłudze, do wprowadzenia i zweryfikowania danych mogą zostać zaangażowani pracownicy kancelarii czy sekretariatu.
Dodatkową korzyścią z używania OCR do faktur jest możliwość zarchiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. Odnalezienie konkretnej faktury w szczególnie dużej bazie dokumentów jest też łatwiejsze, gdyż są one dostępne w formie elektronicznej. Wówczas bowiem zasoby można przeszukiwać według różnych kryteriów.
Zgromadzone w formie elektronicznej dane mogą zostać w dowolnym momencie przeanalizowane przez kadrę zarządzającą. Uzyskane na tej podstawie wnioski mogą być punktem wyjścia do wprowadzania zmian i ulepszeń w firmie, dzięki czemu może stać się ona bardziej konkurencyjna.
Jak działa usługa Comarch OCR do faktur?
Wprowadzanie faktur do systemu księgowego może odbywać się ręcznie, może też zostać zautomatyzowane przy użyciu technologii OCR do faktur. Usługa Comarch OCR jest połączona z systemem ERP – Comarch ERP Optima, dzięki czemu klienci unikają kosztów jej wdrożenia. Dodatkowo system OCR wymaga jedynie kilkuminutowej instalacji.
Usługa Comarch OCR do faktur przetwarza zeskanowane faktury w walucie PLN, których maksymalny rozmiar pliku nie przekracza 5 MB. Odbywa się to w następujący sposób:
- użytkownik skanuje lub fotografuje fakturę,
- użytkownik załadowuje plik z fakturą do usługi Comarch OCR,
- technologia OCR przetwarza dane zawarte na fakturze.
Po przetworzeniu danych z faktury są one przypisywane do właściwych pól w Rejestrze VAT zakupu. Usługa Comarch OCR do faktur odczytuje: NIP (dane przedsiębiorcy są zaciągane z GUS), numer faktury, daty (wystawienia faktury, sprzedaży), kwoty (netto, brutto, VAT) i numer rachunku bankowego. Zweryfikowanie poprawności danych jest bardzo łatwe i nie wymaga sięgania po papierowy dokument – faktura jest wyświetlana w sposób, jaki prezentuje to poniższa grafika.
Aktualnie wprowadzanie faktur do systemu księgowego przy użyciu usługi Comarch OCR jest dostępne dla klientów korzystających z Comarch ERP Optima. Już wkrótce usługa będzie dostępna dla użytkowników systemów Comarch ERP Altum i Comarch ERP XT.
Ile kosztuje wdrożenie technologii OCR w firmie?
Oprogramowanie OCR do faktur to duże ułatwienie z punktu widzenia pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Korzystanie z tej technologii oznacza, że manualne wprowadzanie faktur do systemu księgowego odchodzi do przeszłości. Z punktu widzenia zarówno firm, jak i biur rachunkowych pozostaje jednak kwestia kosztów. Czy wdrożenie technologii OCR faktur wiąże się z dużymi wydatkami?
Ręczne wprowadzanie faktur do systemu księgowego może oznaczać konieczność zatrudnienia dodatkowego pracownika, który zostanie oddelegowany wyłącznie do wykonywania tej czynności. Wdrożenie technologii OCR jest rozwiązaniem tańszym. Firma Comarch opracowała usługę OCR do faktur, która jest oferowana w kilku pakietach. Każdy z klientów korzystających z Comarch ERP Optima może przetestować przez miesiąc wersję bezpłatną. W jej ramach można przetworzyć do 50 dokumentów. Płatne wersje to:
- Start (do 500 stron) – 150 zł miesięcznie,
- Standard (do 2 500 stron) – 550 zł miesięcznie,
- Premium (do 5 000 stron) – 850 zł miesięcznie,
- Enterprise (do 10 000 stron) – 1 650 zł miesięcznie.
Użytkownicy mający zapotrzebowanie na poziomie ponad 10 000 stron miesięcznie otrzymują indywidualną wycenę. Firma Comarch oferuje klientom także możliwość wykupienia rozszerzenia do posiadanego już pakietu OCR do faktur w postaci dodatkowych 250 stron. Koszt tej usługi wynosi 100 zł.
Więcej informacji o usłudze Comarch OCR, która ułatwia codzienną pracę księgowych, znajduje się pod adresem https://www.comarch.pl/erp/ocr/.
